Diese Datenschutzerklärung informiert Sie umfassend darüber, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität, und wir befolgen strikt die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller geltenden nationalen Datenschutzgesetze.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Sebastian Niestroj, Max-Berek-Straße 7, 35578 Wetzlar
E-Mail: info@iswz.de
Telefon: +49 151 237 857 63
Website: www.iswz.de

1. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Vertragsanbahnung, -durchführung und -abwicklung unserer Facility Management-Dienstleistungen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen). Dies betrifft sowohl unsere Dienstleistungen für Privatkunden als auch für Geschäftskunden.

1. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen unserer Tätigkeit verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

- Vorname und Nachname
- Name des Unternehmens (bei Geschäftskunden)
- Anschrift (privat oder geschäftlich)
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer und ggf. Faxnummer
- Kontakthistorie
- Termindaten
- Vertragsdaten
- Ggf. Fotos von zu verwaltenden Objekten oder Liegenschaften

1. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

- In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Hierfür benötigen wir die oben genannten Grunddaten zur Abwicklung unserer Dienstleistungen und zur Kommunikation mit Ihnen.

- In einigen Fällen kann die Datenverarbeitung auch zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich sein (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), beispielsweise für steuerrechtliche Dokumentationspflichten.

Für die Grunddaten zur Vertragsabwicklung ist keine gesonderte Einwilligung erforderlich. Darüber hinausgehende Daten würden wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erheben, was jedoch nicht unserer Geschäftspraxis entspricht.

1. Speicherdauer und Löschfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung des Vertragszwecks notwendig ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Diese Fristen betragen in der Regel:

- Vertragliche Unterlagen: 6 Jahre nach Vertragsende (§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO)

- Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO)

- Dokumentation von Wartungs- und Pflegearbeiten: 4 Jahre, danach jährliche Prüfung auf weitere Erforderlichkeit

Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine zwingenden gesetzlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen.

1. Übermittlung von Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer in gesetzlich vorgesehenen Fällen wie:

- Übermittlung an Steuerberater für Abrechnungszwecke

- Übermittlung an Behörden aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen

- Übermittlung an Gerichte im Falle von Rechtsstreitigkeiten

Wir geben Ihre Daten nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter.

1. Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben wir umfassende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO implementiert, darunter:

- Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, wo dies möglich und angebracht ist

- Maßnahmen zur dauerhaften Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Systeme und Dienste

- Regelmäßige Überprüfung und Evaluierung der Wirksamkeit unserer Sicherheitsmaßnahmen

- Zugangskontrollen für Räumlichkeiten und Systeme, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden

Ein detailliertes Datensicherheitskonzept liegt in unserem Unternehmen vor und wird regelmäßig aktualisiert.

1. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten:

- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

- Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Falls Sie eine erteilte Einwilligung widerrufen möchten, haben Sie jederzeit das Recht dazu. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt davon unberührt.

1. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden

E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

1. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aufgrund geänderter rechtlicher oder technischer Anforderungen angepasst werden. Die aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung finden Sie stets auf unserer Website.

Stand: 12. Mai 2025

1. Kontakt für Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Sebastian Niestroj, Max-Berek-Straße 7, 35578 Wetzlar
E-Mail: info@iswz.de
Telefon: +49 151 237 857 63